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Blog para asesores fiscales

La obligación empresarial de registro de la jornada de trabajo laboral

El 12 de mayo entre en vigor la obligación de registro de jornada

Sumario: 
  1. Guía publicada por el M.Trabajo sobre el control del registro de horario laboral
  2. Consideraciones iniciales.
  3. La ambigüedad de la obligación legal.
  4. Consecuencias del incumplimiento.
  5. El papel de los representantes legales de los trabajadores.
  6. Consejos de utilización.
  7. Posibles fórmulas de registro de jornada.
  8. Problemas no resueltos.
  9. Conclusiones
1.- Guía publicada por el M.Trabajo sobre el control del registro de horario laboral

En fecha de 13/5/2019, el Ministerio de Trabajo ha publicado una guía en la que clarifica la norma y resuelve las principales dudas que han surgido


2.- Consideraciones iniciales 

Como es sabido, el próximo 12 de mayo entre en vigor la obligación de registro de jornada introducida por el reciente Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo publicado en el BOE de 12 de marzo. Con esta medida, se intenta garantizar varias cosas al mismo tiempo: 
  • Por una parte, que los trabajadores reciban la retribución correspondiente a las horas extra efectivamente trabajadas y no compensadas por descanso. 
  • Y por otra, controlar la utilización abusiva del trabajo a tiempo parcial, evitando con ambas cosas, como expresamente indica la exposición de motivos, la precariedad laboral, mejorando la retribución real de los trabajadores y con ella, los ingresos de la Seguridad Social. 
  • Al mismo tiempo el registro de jornada facilita una correcta utilización de los sistemas de flexibilización horaria que se hayan podido implantar en la empresa, llevando un registro exhaustivo de la bolsa de horas resultantes, así como del disfrute íntegro de las vacaciones anuales que correspondan al trabajador.  
Ahora bien, a falta por el momento de desarrollo reglamentario que matice esta nueva obligación, no se puede negar que las previsiones del nuevo art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores son muy generales, pues se limita a realizar consideraciones relativas a la finalidad y la duración de la obligación, así como a definir las consecuencias de su incumplimiento, sin entrar apenas a determinar cómo se deberá llegar a cabo esta nueva obligación legal. 

3.- La ambigüedad de la obligación legal

Así pues, al perfilar la obligación de registro, únicamente se perfila que "La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo”.

Ahora bien, al definir cómo se ha de desarrollar esta obligación, es decir, cuáles podrán ser los instrumentos que se consideren válidos para poder hacerlo, el legislador, únicamente se limita a contemplar que: “Mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada”, Advirtiendo también que “La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social".

En cualquier caso, parece lógico entender que se tratará de una obligación que únicamente radica sobre empresas que tengan empleados a su servicio, no existiendo por el momento la obligación de registrar la jornada individual de trabajo que diariamente realiza el propio empresario cuando actúe en el mercado como trabajador autónomo. 

4.- Consecuencias del incumplimiento

Respecto a las consecuencias, es importante tener que en cuenta que la omisión de esta obligación se incluye como conducta sancionable, tipificada como infracción grave en el art. 7.5 LISOS, que podrá acarrear la imposición de una sanción económica que oscila entre los 626 hasta los 6.250 euros. En cualquier caso, y teniendo en cuenta que el citado art. 7.5 LISOS tipifica “la transgresión de las normas sobre registro de jornada que sean exigibles”, parece que el incumplimiento de esta obligación podrá acarrear la imposición de una única infracción a la empresa (y no una por cada uno de los trabajadores afectados). 

De la misma forma, es importante destacar que, a partir de los datos reflejados en el registro horario, se podrán acreditar otro tipo de infracciones laborales, bien para la empresa (por abusar de la contratación temporal o por no reflejar las horas extraordinarias, dando con ello lugar a supuestos de infracotización), y del propio trabajador. Recuérdese que las faltas de asistencia o puntualidad reiteradas al lugar de trabajo pueden ser incluso motivo de despido disciplinario, situación que a partir de ahora será muy fácilmente acreditable por parte de la empresa valiéndose de los datos registrados. 

No se puede olvidar tampoco que, en virtud del art. 52.d ET, las ausencias justificadas e intermitentes al lugar de trabajo, también pueden provocar la extinción del contrato de trabajo (esta vez en forma de despido objetivo), situación que, sin duda se facilitará si la empresa puede valerse de los datos registrados para justificar las citadas ausencias (adviértase que anteriormente, no siempre se reflejaban correctamente y por tanto, llegado el momento, la empresa no podía probar su concurrencia, por lo que la extinción del contrato de trabajo se consideraba injustificadas (improcedente o incluso, nula). 

5.- El papel de los representantes legales de los trabajadores

De lo expuesto, se pueden extraer varias consideraciones: 

El reciente RD-Ley obliga a implantar sin dilaciones un sistema de control de jornada, aunque al mismo tiempo, destaca el importante papel que pueden llegar a desempeñar los representantes legales de los trabajadores en su concreción, aunque en ningún momento impone que se trate de un procedimiento negociado, aunque sí exige que, en caso de no poder articular con la suficiente rapidez un nuevo proceso de negociación colectiva o de no llegar a un acuerdo con los representes de los trabajadores, se respete al menos un periodo de consultas como trámite obligatorio en la concreción del sistema de control que el empresario desee implantar. 

Y es que, según indica el legislador, el empresario necesariamente debe formularles la citada consulta antes de proceder a aplicar un sistema de control horario. Lo que no clarifica el legislador es la duración mínima que ha de tener el periodo de consultas ni tampoco qué ocurrirá en el caso de que finalice sin acuerdo, aunque parece razonable entender que la decisión última corresponderá en todo caso a la empresa. 

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que, aunque la nueva redacción que se ofrece hoy al art. 7.5 de la LISOS adolece de un margen de indeterminación indeseable en la tipificación de una infracción administrativa, al considerarse sancionable toda “transgresión de las normas sobre registro de jornada” que sean exigibles, dentro de esta genérica expresión debe considerarse comprendida tanto la ausencia total de un sistema de registro, la implantación de un sistema defectuoso, la manipulación del mismo, o incluso, el hecho de que el sistema de registro se haya implantado sin respetar el periodo de consultas con los representantes de los trabajadores que exige la nueva redacción del art. 34.9 ET.

Pero no sólo eso, conviene tener presente que, el legislador, tampoco hace referencia a aquéllas empresas que, por sus escasas dimensiones, no tienen obligación de tener representantes en los trabajadores (menos de 6 empleados), muy frecuentes en nuestro sistema productivo, y que, como cualquier otra, también quedan sujetas a la obligación de registro de jornada. 

Las reglas de la lógica obligan a entender que, en ese caso, corresponde exclusivamente al empresario, sin que tenga obligación legal de consensuarlo con sus empleados, salvo que voluntariamente se opte por la solución negociada con el fin de reducir los conflictos que pueden derivar de su implantación.  

Al menos, debe presuponerse que, llegado el momento de negociar un nuevo convenio colectivo, las partes negociadoras, pueden exigir que el sistema de control horario se incluya entre las materias a tratar, como si de un sistema de control del rendimiento se tratase, ahora bien, hasta que llegue ese momento, y habida cuenta de que es una obligación que recae sobre el empresario, será éste el que deba tomar la decisión final.

6.- Consejos de utilización

Para ser útil, el sistema de registro implantado en la empresa tiene que ser objetivo, no modificable, y fácilmente almacenable. 

Esto es, no bastará la implantación de sistemas de control horario basados en el simple control visual realizado por el propio empresario o de la persona en la que éste delegue, tienen que materializarse a través de cualquier sistema que garantice que, los datos en él reflejado no podrán ser objeto de alteración o modificación alguna en ningún momento (bien el mismo día en el que son registrados, bien posteriormente cuando la inspección de trabajo solicite dichos registros), y además, tienen que permitir su fácil custodia y clasificación diaria, mensual y anual durante los cuatro años exigidos en la ley. 

De la misma forma, las reglas de la buena fe obligan a informar debidamente a todos los empleados de cuál es exactamente el sistema de control horario implantado en la empresa y de facilitar la formación necesaria para su correcta utilización, así como, a garantizar que el sistema de control sea riguroso y exhaustivo, y que, por tanto, permite comprobar exactamente cuál es el tiempo trabajado cada día (en concreto, resulta esencial que registre minutos y segundos de presencia, que indique el tiempo de descanso y que no deje zonas indeterminadas o imprecisas). Al mismo tiempo se debe asegurar que esta forma de control se llevará a cabo dentro de la jornada laboral, es decir, debe tratarse de un sistema de control de rápida y sencilla utilización, para evitar prolongaciones indebidas del tiempo de presencia en la empresa. 

Aunque parezca una obviedad, no está de más insistir también en que es esencial implantar medidas que impidan la utilización indebida de los sistemas de control de jornada por un trabajador, suplantando la identidad de otro, pues frustraría la finalidad de la norma. 

Además de concienciar a los trabajadores de la importancia de cumplir estrictamente los pasos necesarios para registrar la jornada, utilizando debidamente las aplicaciones o sistemas instalados para ello, y de prevenir los olvidos, sería conveniente completar la implantación del sistema de registro de jornada con una modificación del régimen disciplinario implantado en la empresa, con el fin de que se empiece a tipifica, como sanción leve, grave o muy grave, el incumplimiento de dejadez intencionada, o la manipulación de los datos existentes, puntual o reiterada, por parte del trabajador, en su beneficio.
 
7.- Posibles fórmulas de registro de jornada 

A estos efectos, parece que el legislador, indirectamente, está pensando en instalar controles de jornada en los que, de forma directa o indirecta, se recurra a las nuevas posibilidades de control que permiten los medios informáticos, lo que puede abarcar sistemas como: 
  • Controlar la jornada de trabajo en función del tiempo de inicio y cierre de un ordenador o de un programa informático por cada trabajador utilizando su propia clave personal e intransferible. 
  • Implantar el sistema tradicional de fichas en la entrada y salida del trabajo, bien recurriendo al sistema de tarjetas clásico, en la que se identifica a los trabajadores con su nombre y fotografía, bien a sistemas más sofisticados de control biométrico (recurriendo a la huella dactilar, control de retina o configuración facial) que evitan los inconvenientes del extravío de las tarjetas o los riesgos de la suplantación de personalidad. 
  • También la empresa puede adquirir una aplicación informática, de las muchas que, con rapidez, han empezado a ofertarse al mercado en los últimos días, en virtud de la cual, los trabajadores de la compañía pueden descargarse en su propio teléfono móvil una aplicación en la que reflejarán las horas verdaderamente trabajadas. Ahora bien, es importante matizar que, se trata de un sistema que requiere la validación final por el empresario (o la persona en la que éste delegue) por lo que no elimina totalmente el riesgo de fraude, connivencia o coacción. También exige que todos los empleados dispongan de móvil con acceso a internet, lo cual no es tan sencillo de conseguir en todos los ambientes productivos salvo que sea sufragado por la empresa. 
  • Más discutible en cambio es la utilización de cámaras de seguridad instaladas en el centro de trabajo para controlar también el tiempo de presencia de los empleados. Y es que, la jurisprudencia tradicional del TS y del TC viene exigiendo que todo límite a los derechos fundamentales de los trabajadores, como es su derecho a la intimidad, venga motivado por un fin de interés superior, está suficientemente justificado y sea proporcional a la finalidad pretendida (por ejemplo, salvaguardar la seguridad de personas y bienes, o impedir situaciones de acoso, etc.). Habrá que esperar a ver cuál es la postura que, a partir de la entrada en vigor de esta nueva obligación de registro de jornada, adoptan nuestros jueces y tribunales al respecto. Adviértase que, en el caso de que finalmente sea ésta la opción seguida, es fundamental garantizar que se lleva a cabo un sistema de clasificación y custodia de los vídeos obtenidos, en los que se refleje una referencia horaria real, con garantías de su carácter inmodificable que, llegado el caso, permita supervisar, de forma individualizada, cada día de los últimos cuatro años. Y no sólo eso, para evitar que las horas extras o la contratación irregular se materialice en los días que habitualmente suelen ser de descanso de la plantilla (como sábados, domingos o festivos), parece razonable exigir que el sistema de grabación abarque no solo los días de trabajo efectivo sino todos los días del año, pues será ésta la única forma posible de garantizar la eficacia del sistema. 

8.- Problemas no resueltos

Ahora bien, estas previsiones genéricas, no solventan los problemas que pueden plantearse en determinadas prestaciones de servicios, en las que el control horario resulta, por la propia naturaleza de la actividad realizada, particularmente complejo, como puede ser la hostelería, el trabajo agrícola, relaciones laborales especiales, comerciales o profesionales del transporte, entre otros muchos. 

Y es que en estos casos hay que decidir si implantar una forma de control que permita movilidad al trabajador (por ejemplo, instalando una aplicación en su teléfono móvil) o si se va a requerir el regreso a lugar físico para llevar a cabo un control presencial (fichando), lo que, en muchos casos, obligará a realizar desplazamientos innecesarios, en detrimento de la calidad de vida de los trabajadores. 

Otra de las cuestiones pendientes de aclaración es aquella relativa al tipo de empleador que quedará sujeto a la obligación de registro de jornada pues, si bien quedan claramente comprendidos todos los empresarios, tanto si actúan en el mercado como personas físicas o como personas jurídicas, no es tan sencillo exigirlo a otros sujetos o entidades que, pudiendo tener, por tanto, trabajadores a su servicio, técnicamente, no pueden considerarse “empresarios”, pues no persiguen ofertar un bien o un servicio al mercado (de ahí, la diferenciación teórica que realiza el propio art. 1.1 ET entre empleador y empresario). 

Eso es lo que ocurre con los cabezas de familia que hayan contratado un empleado de hogar, las personas contratadas por comunidades de propietarios como jardineros o porteros, trabajadores al servicio de ONG, o incluso, el personal laboral contratado por las Administraciones públicas, ámbitos en los que, por el momento, todavía quedan dudas acerca de si deberán quedar también comprendidos o no dentro del alcance de la nueva obligación legal de registro de jornada. 

Por el momento, a falta de una aclaración al respecto, parece que se trata de una obligación que compete únicamente a los empresarios y no a los restantes sujetos que, circunstancial o permanentemente, puedan recibir mano de obra por cuenta ajena, sin pretender incorporarla a un proceso productivo, actuando entonces como meros empleadores. 

Similares dificultades plantean aquéllas entidades empresariales surgidas como forma de autoempleo de los propios socios, como pueden ser las sociedades laborales o las cooperativas de trabajo asociado. 

Y es que, en estos casos, los propios empresarios, habida cuenta de su doble condición de socio y trabajador de una misma entidad, ¿deben llevar un registro de jornada de su propia prestación de servicios? Éstos y otros aspectos son los que se deberían clarificar por medio del desarrollo reglamentario de la obligación de registro de jornada. 

Otro tema de difícil respuesta será la forma en la que se puede llevar a cabo un registro de jornada efectivo en los supuestos en los que existe, no ya sólo flexibilidad de jornada (situación que expresamente se contempla en la norma, como no excluyente de la obligación), sino flexibilidad horaria, flexibilidad de presencia y/o flexibilidad de lugar de prestación de servicios (esto es, lo que ocurre, por ejemplo, en aquéllos ámbitos en los que se admite el teletrabajo parcial, momento en el que el trabajador tendrá plena libertad para organizar su  tiempo de trabajo), o en las situaciones (poco frecuentes en la práctica, pero no por ello inexistentes), en las que la empresa, tal y como permite el art. 26.1 ET, haya optado por fijar un salario base por unidad de obra y no por tiempo trabajado (materializándolo en forma de trabajo por objetivos o, incluyendo una fórmula de cómputo del “rendimiento mínimo” en el trabajo). 

¿Quiere esto decir que, en el caso de que la empresa haya establecido el trabajo por objetivos, deberá compaginar simultáneamente, el registro de la jornada efectivamente realizada con el registro de la productividad individual de cada uno de sus empleados? 

Parece entonces que el registro de jornada que prevé el legislador se contempla como un sistema de máximos y no de mínimos pues, aunque existen diversas fórmulas para limitar la jornada diaria máxima que puede realizar un trabajador en la misma empresa, no hay ningún límite legal que impida considerar como una jornada completa aquélla en la que, en realidad, se han desarrollado muy pocas horas de trabajo efectivo (como podrá ocurrir en aquellas situaciones en las que, el trabajador alcanza la productividad mensual considerada “normal o mínima” con pocas horas de trabajo. 

Pero no sólo eso. El registro de jornada también va a servir para reabrir el problema clásico, por el momento no resuelto de forma clara, relativo a cuál es el límite máximo de la jornada de trabajo que puede realizar un trabajador pluriempleado. 

Y es que, aunque se trataba de una cuestión, hasta ahora, difícilmente comprobable, a partir de ahora puede cambiar su apreciación. 

Así pues, ¿qué ocurrirá cuando una persona, compatibilizando diversos empleos, realice al día más de 8 horas de trabajo efectivo? ¿Qué ocurre si, la confluencia de los dos empleos provoca que no respete las 12 horas de descanso entre jornada y jornada o el día y medio entre semana y semana que marca el legislador como descanso mínimo a todos los trabajadores por cuenta ajena? ¿Se puede imputar incumplimiento alguno a las empresas implicadas?

8.- Conclusiones

Se ha de tener presente que, con el registro de jornada, y en contra de lo que a primera vista puede parecer, no sólo se va a conseguir evitar fraudes empresariales que redunden en detrimento de los derechos laborales, mejorando la retribución media de los empleados y con ello, la cotización a la seguridad social, sino que al mismo tiempo, también se va a facilitar a la empresa la constitución de la prueba suficiente para poder justificar las ausencias, tanto justificadas como injustificadas, susceptibles de dar lugar a la extinción del contrato de trabajo, recurriendo a la vía del despido disciplinario, o incluso al despido por causas objetivas basado en el absentismo justificado (arts. 55 y 52.d ET respectivamente). 

Contenido facilitado por Mibufete.com, el departamento jurídico de tu asesoría

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