Dada la publicación, en fecha de 6 de diciembre de 2023 del Real Decreto 1007/2023, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación de acuerdo a lo contemplado legalmente, aprovechamos para exponer un breve resumen acerca de la situación actual sobre el proceso de facturación, el cual está en proceso de cambio significativo al que tendremos que adaptarnos durante los próximos meses. 

Así, por un lado está la obligación respecto al proceso de facturación, que afecta a todas las empresas y autónomos con independencia de su tamaño radicados en el territorio nacional, excepto País Vasco y Navarra (que tienen su propio sistema), salvo a aquellos empresarios acogidos al SII, ni a algunos supuestos del régimen de agricultura, ganadería y pesca, y tampoco a una serie de operaciones excluidas de la obligación de facturar. 

A este respecto, la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, contempla una serie de exigencias para aquellos software que lleven a cabo procesos de contabilidad, facturación o gestión. 

En concreto, esta normativa exige que este tipo de software garantice la “integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”. 

Tras la citada Ley, un Reglamento viene a desarrollar esta normativa a fin de definir y concretar las especificaciones técnicas que ha de cumplir un software de facturación, entre otras funciones, para considerar que cumple las exigencias de integridad, inalterabilidad, etc. enumeradas en la Ley 11/2021 antes citadas. 

Lo que en definitiva se pretende es evitar tanto la producción como la tenencia de software que facilite la manipulación, falseamiento u ocultación de datos contables o de facturación de tal manera que se dificulte la tarea de comprobación por parte de las autoridad fiscales pertinentes. 

Finalmente, como señalábamos al principio, el día 6 de diciembre de 2023 se publicó el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación de acuerdo a lo contemplado legalmente. 

Este Real Decreto define qué se considera un registro de factura, con un formato y estructura determinados, incluyendo una serie de elementos informáticos de seguridad (hashes encadenados y firma electrónica) a fin de asegurar que dicho registro no pueda ser modificado una vez creado sin que quede el correspondiente registro de dicha modificación. 

Además, a este Real Decreto le seguirá una Orden Ministerial de desarrollo técnico en la que se contengan las disposiciones de carácter técnicos a las que los programas de facturación deben someterse en un plazo máximo de 9 meses desde que esta Orden se publique, que creemos no tardará mucho en hacerlo. 

Asimismo, las empresas de software deberán incluir en sus programas una “declaración responsable” de cumplimiento de esta normativa. 

Importante señalar que este Reglamento recientemente publicado establece como fecha límite para las empresas adaptarse y trabajar con este tipo de sistemas el día 1 de julio de 2025. A partir de dicha fecha, aquella empresa o autónomo que para facturar no utilice un sistema que contemple lo recogido en la Ley y Reglamento reseñados estará expuesta a importantes sanciones. 

Por tanto, llegada dicha fecha, deberemos contar con un software de facturación que cumpla con los citados requisitos legales.

Por otro lado está la llamada facturación electrónica. 

En este sentido, la Ley Crea y Crece, en vigor desde el pasado mes de octubre de 2022, introdujo la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales de todo el territorio nacional y sin tener en cuenta tamaño de la empresa o la actividad para cuando facturen a otros empresarios o profesionales (B2B), que su desarrollo reglamentario ya está en proceso y, con él, comenzará a correr el plazo para adaptarse a este cambio normativo. De momento, por tanto, no hay fecha de entrada en vigor para esta obligación.

En estos casos, facturación B2B, se tendrá que llevar a cabo a través de un sistema de facturación electrónica que generará un fichero .xml que se pondrá a disposición del destinatario a través de un portal (público o privado). 

Por tanto, en estos casos (B2B) ya no valdrá emitir una factura en PDF y enviársela por correo o cualquier otro medio al destinatario. 

Lo normal es que los proveedores de software de facturación contemplen también esta circunstancia y desde el programa de facturación se permita llevar a cabo el proceso de facturación electrónica. 

Como hemos dicho, esta otra obligación está todavía pendiente de desarrollo reglamentario y no hay fecha todavía de entrada en vigor de forma generalizada como se pretende ya que, a día de hoy, sí que hay ciertas personas para determinados casos que están obligadas a facturar electrónicamente, pero no se encuentra generalizado este sistema de facturación tal y como se pretende para el ámbito B2B, esto es, entre empresarios y/o profesionales.